PERIODO 3

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CRONONGRAMAS Y DIAGRAMAS EMPRESARIALES

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría .Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., y que todos aquellos que participan en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos, en el presente artículo se plantea una clasificación basada en las clasificaciones de dos autores, con la finalidad de que el lector pueda tener una idea más completa acerca de los diversos tipos de organigramas y de sus características generales.

Tipos de Organigramas:

Basándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones"), pongo a consideración del lector la siguiente clasificación de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4) por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica.

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:


• Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman 


• Macroadministrativos: Involucran a más de una organización .


• Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado 


2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:


• Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas . Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones
  
  
• Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones 


• Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. 


• Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación 


3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
   
   
• Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina [2].
  Ejemplo:
  
  
  
  
• Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización [2].
  Ejemplo:
  
  
  
  
4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
   
   
• Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes [2].
  Ejemplo:
  
  
  
  
• Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general [2].
  Ejemplo:
  
  
  
  
• De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas [2].
  
  
  
  
5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
   
   
   • Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo [2].
     
     
     
     
   • Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente [2].
     
     
     
     
   • Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base [2].
     
     
     
     
   • De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos [2].
     
     
     
     
   • Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras [3].
     

CRONOGRAMAS EN GANTT PROJECT

GanttProject es una herramienta gratuita de gestión de proyectos, que permite realizar diagramas de GANTT a fin de planificar un proyecto y gestionar los recursos. Es una herramienta completa con funcionalidades para importar y exportar hacia Microsoft Project y además permite exportar al formato PDF o HTML. Es muy completa en cuanto admite la planificación de un proyecto de forma absolutamente visual. Con esta version todo queda bajo el control del programa, desde los recursos necesarios en materia personal, asi como los días festivos, hasta dividir el proyecto en un árbol de tareas y asignar a cada uno los recursos oportunos.

Un punto interesante es que permite establecer dependencias que interrelacionan las tareas, de forma tal que una tarea no podrá comenzar hasta que esté finalzada la anterior. Finalmente, le permite exportar su tarea a una imagen JPG, PNG, PDF y HTML.

En el menú de proyecto pulsamos Nuevo y aparece un Wizard o asistente. Rellenamos los campos básicos.

NOMBRE: LOS INTEGRANTES DEL GRUPO

ORGANIZACION: EL CURSO

NO SELECCIONAR desarrollo de software...

Elegimos la jornada de trabajo  , los dias que (estan chuleados) no se laboran- deben quedar no laborables el  sabado y domingo y se elige el calendario de colombia.

Dentro de los menús, podemos elegir las propiedades. Una bastante útil es marcar con una línea roja el día de hoy (sobre todo para reuniones de seguimiento)

con esto, solo tenemos que empezar a añadir tareas y luego indentarlas (con las flechas amarillas). Si pulsamos el botón derecho sobre los títulos de la tabla de la izquierda, podemos elegir las columnas a mostrar. Una de las más útiles que no viene por defecto es la duración.

ESCRIBIR LAS TAREAS PRINCIPALES

El ciclo de vida básico de un software consta de los siguientes procedimientos:

• Definición de objetivos: definir el resultado del proyecto y su papel en la estrategia global.
• Análisis de los requisitos y su viabilidad: recopilar, examinar y formular los requisitos del cliente y examinar cualquier restricción que se pueda aplicar.
• Diseño general: requisitos generales de la arquitectura de la aplicación.
• Diseño en detalle: definición precisa de cada subconjunto de la aplicación.
• Programación (programación e implementación): es la implementación de un lenguaje de programación para crear las funciones definidas durante la etapa de diseño.
• Prueba de unidad: prueba individual de cada subconjunto de la aplicación para garantizar que se implementaron de acuerdo con las especificaciones.
• Integración: para garantizar que los diferentes módulos se integren con la aplicación. Éste es el propósito de la prueba de integración que está cuidadosamente documentada.
• Prueba beta (o validación), para garantizar que el software cumple con las especificaciones originales.
• Documentación: sirve para documentar información necesaria para los usuarios del software y para desarrollos futuros.
• Implementación
• Mantenimiento: para todos los procedimientos correctivos (mantenimiento correctivo) y las actualizaciones secundarias del software (mantenimiento continuo).

En la lengüeta de recursos:   se escribirá que persona realiza cada tarea.

Si hacemos doble click o damos a las propiedades de una tarea, podemos elegir los recursos existentes.

Ahora bien, para que salgan en los diagramas de Gantt como en Microsoft Project, hay que decirlo en las propiedades.

Podemos ver la representación del diagrama PERT

podemos representar el camino crítico (aquellas tareas que si se retrasan retrasarán todo el proyecto... marcadas en azul oscuro). Es un botón en la barra a la derecha del todo.

El resultado sera el siguiente

Y en el menú de exportación tenemos opciones para mi gusto más útiles... como es hacerlo a una imagen o HTML para meterlo en el informe de seguimiento de un proyecto.